+7 (499) 192-98-09
+7 (499) 943-00-97
+7 (925) 091-40-99
+7 (925) 091-44-19
Актуальные внутренние коммуникации: новые подходы и инструменты
24:01:13
Все новости
Внутренние коммуникации – это не только корпоративные мероприятия и корпоративная газета или интранет-портал. Это понятие намного шире.

В систему внутренних коммуникаций входят информационные, аналитические, коммуникативные и организационные инструменты. Они напрямую влияют на эффективность работы. Специалисты различных организаций рассказывают, какие внутренние коммуникации существуют в их компаниях

Юлия Губанова, директор департамента кадрового консультирования, ЗАО КГ «Бизнес-КРУГ»:

На мой взгляд, основа управления компанией именно в коммуникациях. Во многих компаниях они сводятся к организации корпоративных мероприятий и изданию корпоративной газеты. Корпоративная газета и интранет-портал, конечно, важный инструмент внутренних коммуникаций, но они решают только узкий круг задач. А нужно к ним подходить комплексно.

Инструменты внутренних коммуникаций следующие:
  • аналитические (анкетирование, обратная связь, мониторинг персонала и т.д.);
  • информационные (интранет-сайты, корпоративный сайт, СМИ, стенды, сообщения и т.д.);
  • коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, тренинги, профессиональные конкурсы, соревнования и т.д.);
  • организационные (совещания, собрания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т.п.).

Считаю, что правильно начинать работу с внутренними коммуникациями с введения единых корпоративных стандартов. Нужно оценить то, что есть в компании, и то, к чему мы стремимся. Самое главное – преодолеть разрыв между этими двумя ситуациями.

Алексей Павленко, ИТ-директор компании КРОК:

В нашей компании внутренним коммуникациям уделяется особое внимание, ведь они напрямую влияют на эффективность компании. У нас не прекращается поиск систем, которые помогали бы решать повседневные задачи быстрее и проще. Например, мы используем возможности унифицированных коммуникаций: сотрудники активно пользуются решением Microsoft Lync. Оно объединяет IP-телефонию, обмен мгновенными сообщениями, аудио- и видеоконференц-связь. Это позволяет экономить время даже при решении элементарных задач, например, если одному сотруднику нужно связаться с другим по телефону.

Обычно для этого сотрудник должен сначала найти рабочий номер нужного человека, затем набрать его на телефоне. В случае если сотрудника нет на месте, процесс повторяется, но уже с номером мобильного. Благодаря унифицированным коммуникациям этот процесс практически полностью автоматизирован: найти сотрудника в каталоге можно прямо в электронной почте, при этом виден статус человека, например: «на месте», «отсутствует 10 минут» или «на встрече». В зависимости от этого можно выбрать в карточке сотрудника для звонка рабочий или мобильный телефон и позвонить одним щелчком мыши – набирать номер вручную не требуется.

Это удобно и для удаленной работы: например, находясь в командировке, сотрудник может перевести звонок с рабочего номера на Lync и принять вызов на ноутбуке. Это позволяет избегать дополнительных затрат на мобильную связь. Совсем недавно был внедрен новый сервис информирования о пропущенных звонках с офисных телефонов на мобильные номера сотрудников. Теперь в случае пропущенного входящего звонка из офиса приходит SMS с данными звонившего.

Кроме того, используется аудиоконференц-связь, например, для совместной работы над документами. Материал могут одновременно просматривать и редактировать сразу несколько сотрудников: действия каждого из них видны всем участникам конференции, параллельно ведется обсуждение процесса.

Еще одно эффективное средство коммуникации в нашей компании – корпоративный портал. Это полноценный рабочий инструмент, предоставляющий быстрый и удобный доступ к информации, которая нужна постоянно. Там можно найти актуальные новости компании, описание социальных программ для сотрудников, автоматизированный заказ пропусков, оборудования, безналичные платежи по счетам и пр. Можно даже посмотреть, есть ли очередь на обед: на портал транслируется изображение с камеры, установленной в столовой.

Кроме того, там хранится множество данных о проектах и решениях компании, это своего рода единый информационный центр. На портале есть и библиотека с аналитикой и нормативной документацией, и маркетинговые материалы, и образцы тендерных документов. Информация регулярно обновляется. Также предоставляется единый доступ к прикладным системам – CRM, BI, Documentum, HRMS и др.

Разумеется, мы активно используем технологии для удаленной работы: они позволяют сотрудникам постоянно участвовать в бизнес-процессах и быть на связи даже дома или в отпуске. Конечно, организация удаленной работы требует от компании определенной зрелости: нужно учесть множество факторов (в том числе в сфере безопасности), кроме того, необходимо, чтобы все сотрудники соблюдали стандарты работы с данными. Тем не менее мобильная работа эффективна и затраты на ее организацию себя оправдывают. У нас можно использовать терминальный доступ, когда на монитор домашнего компьютера выводится информация со стационарного рабочего места. В этом случае можно воспользоваться всеми нужными функциями, и разница с работой в офисе практически не ощущается. Также можно удаленно работать с мобильных устройств – для этого у нас существуют разные решения. На смартфоне или планшете можно не только проверять почту или редактировать документы, но и работать с календарем или бизнес-процессами в системе Business Performance Management (BPM).

Кстати о BPM: мы стремимся максимально упростить и ускорить все наши бизнес-процессы. Например, еще несколько лет назад мы автоматизировали внутренний процесс согласования договоров с заказчиками и подрядчиками. Теперь на нашей стороне документ согласовывается не больше трех дней, причем проходит за это время три инстанции. Алгоритм согласования не может быть нарушен, в случае задержки ответственному поступают напоминания, а если реакции с его стороны нет, уведомления приходят уже администратору процесса. При этом система автоматически формирует отчеты – это позволяет понять, какие инстанции обычно затягивают процесс, а какие работают быстрее, сколько времени в среднем занимает согласование документа и т.д. Все это помогает эффективнее выстраивать бизнес-процессы. Например, благодаря анализу отчетности системы удалось установить, что летом, из-за того что многие уходят в отпуск, согласование обычно затягивается. Мы организовали работу так, что даже на пике отпускного сезона у нас все функционирует в штатном режиме, документы обрабатываются в установленные сроки.

Конечно, подобная организация бизнес-процессов – результат кропотливой работы и определенных инвестиций. Однако все затраты довольно скоро окупаются, ведь оптимизация позволяет сотрудникам не тратить время на рутинные и по большому счету бесполезные действия, а в полной мере реализовывать свой потенциал, сосредоточившись на действительно важных задачах.

Зафер Устунер, генеральный директор ООО "БEKO"  (BEKO) в России:

На сегодняшний день представительство компании BEKO в России насчитывает около 1200 человек. Это не только офисные работники, но и сотрудники компании, работающие непосредственно на предприятии в г. Киржач. Поэтому, конечно, одной из приоритетных задач для нас является выстраивание грамотной политики внутренних коммуникаций.

Наша компания внутри предельно открыта. Любой сотрудник, который хочет получить дополнительную информацию или поделиться своими идеями, может написать своему начальнику или даже генеральному директору компании. В почтовом клиенте есть доступ к адресам даже высшего руководства компании. Мы внимательно относимся к пожеланиям, просьбам и комментариям, ни одно обращение не остается без внимания.

Просьбы, с которыми приходят к генеральному директору, совершенно различные: от насущных рабочих вопросов до глобальных проблем вплоть до улучшения материальной ситуации в семье. Мы крайне внимательно относимся к подобным обращениям: мы поддерживаем сотрудников материально, мы знаем об их потребностях и всегда готовы им помочь. По моему мнению, начинать нужно с собственных работников. Когда все хорошо внутри компании, можно приступать к реализации более широких социальных программ.

Что касается других инструментов внутренних коммуникаций, то у нас есть ежемесячный журнал «My BEKO», из которого можно узнать о том, что происходит как внутри компании, так и за ее пределами, о событиях в жизни сотрудников, о новинках на рынке. Журнал пользуется спросом, его читают.

Система построения внутренних коммуникаций заключается не только в предоставлении различных способов общения сотрудникам, но и в системе мотивации. В нашей компании существует большой HR-отдел, который занимается и управлением персоналом, и, что немаловажно, разработкой и внедрением мотивационных программ для работников. Ведь если сотрудник видит перспективы роста, для него это и будет самой сильной мотивацией.

Анна Мосолова, старший специалист отдела подбора персонала, банк топ-20:

Внутренние коммуникации – это основа менеджмента организации. На внутренних коммуникациях строится вся система управления компании. Актуальные внутренние коммуникации должны быть простыми и понятными, регулярными, своевременными и достоверными. Внутренние коммуникации должны давать исчерпывающую информацию и улучшать психологический климат в коллективе. Система внутренних коммуникаций будет полноценно функционировать, если использовать информационные, аналитические, коммуникативные и организационные инструменты. Информационные инструменты – это внутренний сайт, доска объявлений, рассылка сообщений, корпоративные СМИ. Аналитические инструменты – это опрос, анкетирование, фокус-группа. Коммуникативные инструменты – это различные корпоративные мероприятия (тренинги, обучение), система адаптации персонала. Организационные инструменты – это совещания, собрания, разработка корпоративных стандартов. Для наиболее эффективного функционирования системы внутренних коммуникаций, на мой взгляд, необходимо разумное сочетание вышеуказанных инструментов. Следует также выработать стратегию в области внутренних коммуникаций, всегда держать руку на пульсе, контролировать потоки информации  и управлять ими с целью поддержания позитивного имиджа компании и повышения ее общей управляемости.



 
Яндекс.Метрика